Forecasting là gì? Cách dự báo giúp đưa ra quyết định trong Sales

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, việc chủ động nắm bắt tương lai là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Đây chính là lúc forecasting đóng vai trò như một chiếc kim chỉ nam, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định dựa trên cơ sở dữ liệu chính xác. Nếu không có một chiến lược dự báo bài bản, đội ngũ kinh doanh rất dễ rơi vào thế bị động và bỏ lỡ nhiều cơ hội bứt phá doanh thu. Hãy cùng khám phá chi tiết về thuật ngữ Forecasting là gì và cách triển khai quy trình dự báo hiệu quả thông qua bài viết dưới đây.

Forecasting là gì?

Forecasting là quá trình sử dụng dữ liệu lịch sử, thông tin hiện tại cùng các phương pháp phân tích (thống kê, mô hình toán học hoặc công nghệ) để dự đoán những xu hướng và kết quả có thể xảy ra trong tương lai. Nói cách khác, nếu forecast là gì thì forecast chính là “dự báo”, còn forecasting là toàn bộ hoạt động và phương pháp giúp doanh nghiệp tạo ra các dự báo đó, được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh, tài chính, bán hàng, marketing hay quản lý chuỗi cung ứng.

Trong doanh nghiệp, forecasting giúp nhà quản lý và lãnh đạo dự đoán nhu cầu thị trường, doanh số, chi phí và hiệu suất hoạt động, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn. Nhờ forecasting, doanh nghiệp có thể chủ động phân bổ nguồn lực, lập kế hoạch nhân sự, ngân sách và chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn, đồng thời giảm thiểu rủi ro do biến động thị trường và những quyết định mang tính cảm tính.

Forecasting trong bán hàng (Sales Forecasting) là gì?

Sales forecasting là quá trình dự báo doanh số bán hàng trong tương lai dựa trên dữ liệu bán hàng quá khứ, tình trạng pipeline, hành vi khách hàng và các yếu tố thị trường. Hoạt động này tập trung trả lời các câu hỏi như doanh nghiệp sẽ bán được bao nhiêu, trong khoảng thời gian nào và với nguồn lực ra sao. Nhờ sales forecasting, đội ngũ bán hàng và marketing có thể phối hợp hiệu quả hơn trong việc phân bổ nhân sự, ngân sách và triển khai kế hoạch tăng trưởng doanh thu.

Khác với forecasting nói chung thường bao quát nhiều lĩnh vực như thị trường, tài chính hoặc kinh tế vĩ mô, sales forecasting tập trung cụ thể vào việc dự báo kết quả bán hàng và doanh thu của doanh nghiệp. Dự báo bán hàng thường mang tính ngắn và trung hạn, gắn chặt với hoạt động của đội ngũ sales, các chiến dịch marketing và mục tiêu KPI cụ thể. Vì vậy, sales forecasting đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hiệu suất bán hàng và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh thu đã đề ra.

Vai trò của forecasting đối với hoạt động bán hàng

Forecasting đóng vai trò nền tảng trong việc giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và tối ưu hiệu quả bán hàng. Dưới đây là những vai trò quan trọng của forecasting đối với hoạt động bán hàng mà các doanh nghiệp và đội ngũ sales không thể bỏ qua:

• Dự báo doanh số theo tháng, quý, năm: Forecasting giúp doanh nghiệp ước tính chính xác doanh số trong từng giai đoạn, từ ngắn hạn đến dài hạn. Nhờ đó, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ đạt mục tiêu, phát hiện sớm nguy cơ hụt doanh số và kịp thời điều chỉnh chiến lược bán hàng.
• Hỗ trợ lập kế hoạch bán hàng và KPI: Dựa trên dữ liệu forecast, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng kế hoạch bán hàng thực tế và phân bổ KPI phù hợp cho từng cá nhân, nhóm hoặc khu vực. Điều này giúp mục tiêu bán hàng rõ ràng, khả thi và sát với năng lực thực tế của đội ngũ sales.
• Giúp quản lý tồn kho, nhân sự và ngân sách marketing: Forecasting cung cấp cơ sở dữ liệu để doanh nghiệp cân đối lượng hàng tồn kho, bố trí nhân sự bán hàng và phân bổ ngân sách marketing hợp lý. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hàng, dư thừa nguồn lực hoặc chi tiêu marketing kém hiệu quả.
• Giảm rủi ro hụt doanh số: Khi có forecast chính xác, doanh nghiệp có thể chủ động nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động bán hàng. Việc theo dõi và cập nhật forecast thường xuyên giúp nhà quản lý đưa ra giải pháp kịp thời, hạn chế tối đa tình trạng hụt doanh số so với kế hoạch đã đề ra.

Các phương pháp forecasting thường dùng trong sales

Việc lựa chọn phương pháp dự báo phù hợp phụ thuộc rất lớn vào mô hình kinh doanh, chu kỳ bán hàng và chất lượng dữ liệu sẵn có của từng doanh nghiệp. Thông thường, các công ty sẽ kết hợp linh hoạt nhiều cách tiếp cận khác nhau để xây dựng một bức tranh doanh thu toàn diện và chính xác nhất:

Forecasting dựa trên dữ liệu lịch sử

Forecasting dựa trên dữ liệu lịch sử sử dụng dữ liệu bán hàng trong quá khứ để dự đoán kết quả trong tương lai. Doanh nghiệp sẽ phân tích các chỉ số như doanh số trung bình, xu hướng theo mùa, hiệu suất của các kỳ trước hoặc giá trị giao dịch điển hình. Forecasting dựa trên dữ liệu lịch sử đặc biệt hiệu quả trong môi trường kinh doanh ổn định, nhưng có thể kém chính xác khi thị trường biến động mạnh hoặc hành vi khách hàng thay đổi đột ngột.

Forecasting theo pipeline bán hàng

Forecasting theo pipeline tập trung vào các cơ hội đang có trong quy trình bán hàng. Phương pháp này dựa trên giai đoạn giao dịch, giá trị hợp đồng, thời gian dự kiến chốt đơn và tỷ lệ chuyển đổi để ước tính doanh thu tương lai. Khi hệ thống CRM được cập nhật đầy đủ và quy trình sales rõ ràng, forecasting theo pipeline có thể phản ánh khá chính xác doanh số trong ngắn hạn, tuy nhiên độ tin cậy phụ thuộc nhiều vào tính kỷ luật của đội ngũ sales.

Forecasting dựa trên ý kiến đội ngũ sales (Intuitive forecasting)

Forecasting dựa trên ý kiến đội ngũ sales là cách tiếp cận căn cứ theo kinh nghiệm, trực giác và đánh giá chủ quan của nhân viên bán hàng và quản lý. Intuitive forecasting thường được áp dụng trong các doanh nghiệp mới, thị trường còn nhiều biến động hoặc các giao dịch có tính phức tạp cao. Dù có thể nắm bắt được những yếu tố mà dữ liệu khó phản ánh, phương pháp này lại thiếu tính nhất quán và khó mở rộng khi đội ngũ sales phát triển lớn hơn.

Dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI-driven forecasting)

AI-driven forecasting sử dụng công nghệ học máy để phân tích dữ liệu lịch sử, tiến trình giao dịch và hành vi tương tác của khách hàng nhằm dự đoán khả năng chốt đơn. Phương pháp này giúp tự động hóa quá trình forecast, phát hiện sớm rủi ro và cơ hội bán hàng. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần có dữ liệu đầy đủ, chính xác và được cập nhật liên tục, bởi chất lượng dữ liệu đầu vào quyết định trực tiếp đến độ chính xác của dự báo.

Quy trình forecasting doanh số trong bán hàng

Để xây dựng được một bản dự báo có độ chính xác cao và mang tính thực tiễn, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình chuẩn hóa gồm nhiều giai đoạn liên kết chặt chẽ với nhau. Dưới đây là 4 bước cơ bản để hiện thực hóa các con số dự báo thành mục tiêu kinh doanh cụ thể:

• Bước 1: Thu thập dữ liệu bán hàng: Doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu bán hàng trong quá khứ và hiện tại, bao gồm doanh số theo thời gian, thông tin khách hàng, tình trạng pipeline, tỷ lệ chốt đơn và các yếu tố liên quan đến thị trường. Dữ liệu càng đầy đủ và chính xác thì kết quả forecasting càng đáng tin cậy.
• Bước 2: Phân tích xu hướng và hành vi khách hàng: Từ dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp tiến hành phân tích các xu hướng tăng trưởng, yếu tố mùa vụ và hành vi mua hàng của khách hàng. Bước này giúp nhận diện các mô hình lặp lại và những thay đổi trong nhu cầu, làm cơ sở cho việc dự báo doanh số sát với thực tế hơn.
• Bước 3: Xây dựng mô hình dự báo: Dựa trên mục tiêu kinh doanh và đặc thù bán hàng, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp forecasting phù hợp như dựa trên dữ liệu lịch sử, pipeline hoặc công nghệ AI. Mô hình dự báo cần được thiết kế linh hoạt để phản ánh đúng năng lực bán hàng và điều kiện thị trường.
• Bước 4: Theo dõi và điều chỉnh forecast định kỳ: Forecasting không phải hoạt động thực hiện một lần mà cần được theo dõi và cập nhật thường xuyên. Việc so sánh forecast với kết quả thực tế giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kế hoạch bán hàng, cải thiện độ chính xác và nâng cao hiệu quả quản lý doanh số.

Forecasting hỗ trợ quản lý sales như thế nào?

Forecasting không chỉ giúp dự báo doanh số mà còn là công cụ quan trọng trong quản lý và điều hành đội ngũ bán hàng. Khi được áp dụng đúng cách, forecasting cung cấp dữ liệu và góc nhìn thực tế để nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn trong từng giai đoạn:

• Lập kế hoạch doanh số cho ASM, RSM: Dựa trên dữ liệu forecast, doanh nghiệp có thể phân bổ chỉ tiêu doanh số phù hợp cho từng khu vực, từng cấp quản lý như ASM hoặc RSM. Việc này giúp mục tiêu bán hàng rõ ràng, sát với tiềm năng thị trường và năng lực của từng đội nhóm, đồng thời tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả quản lý khu vực.
• Theo dõi hiệu suất đội ngũ sales: Forecasting cho phép nhà quản lý so sánh doanh số dự kiến với kết quả thực tế theo thời gian. Nhờ đó, ASM và RSM có thể nhanh chóng nhận diện điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên hoặc nhóm bán hàng, từ đó đưa ra biện pháp hỗ trợ, đào tạo hoặc điều chỉnh KPI kịp thời.
• Điều chỉnh chiến lược bán hàng theo thực tế: Khi thị trường hoặc hành vi khách hàng thay đổi, forecast được cập nhật sẽ phản ánh ngay những biến động đó. Điều này giúp nhà quản lý linh hoạt điều chỉnh chiến lược bán hàng, ưu tiên đúng phân khúc, sản phẩm hoặc kênh bán, thay vì bám sát kế hoạch ban đầu không còn phù hợp.

Những sai lầm thường gặp khi forecasting trong bán hàng

Mặc dù forecasting mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động bán hàng, nhưng nếu áp dụng không đúng cách, doanh nghiệp rất dễ đưa ra những dự báo thiếu chính xác. Dưới đây là những sai lầm phổ biến khi forecasting trong bán hàng mà đội ngũ sales và nhà quản lý cần tránh:

• Dựa quá nhiều vào cảm tính: Nhiều doanh nghiệp vẫn xây dựng forecast chủ yếu dựa trên kinh nghiệm hoặc nhận định cá nhân của đội ngũ sales. Cách làm này dễ dẫn đến sai lệch vì thiếu cơ sở dữ liệu và không phản ánh đúng thực tế thị trường.
• Không cập nhật dữ liệu thường xuyên: Forecasting cần được cập nhật liên tục theo tình hình bán hàng và biến động thị trường. Việc sử dụng dữ liệu cũ hoặc không theo dõi tiến độ thực tế khiến forecast nhanh chóng mất giá trị và không còn hỗ trợ tốt cho việc ra quyết định.
• Forecast quá lạc quan hoặc quá thận trọng: Dự báo quá lạc quan có thể khiến doanh nghiệp đặt mục tiêu vượt xa khả năng thực tế, trong khi forecast quá thận trọng lại làm lỡ mất cơ hội tăng trưởng. Cả hai trường hợp đều ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch bán hàng và phân bổ nguồn lực.
• Không gắn forecast với KPI thực tế: Nếu forecast không được liên kết chặt chẽ với KPI của đội ngũ sales, doanh nghiệp sẽ khó đo lường hiệu quả và điều chỉnh kịp thời. Forecast chỉ thực sự phát huy tác dụng khi trở thành cơ sở để xây dựng, theo dõi và đánh giá KPI bán hàng.

Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã hiểu rõ về Forecasting là gì? Forecasting sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp dự báo doanh số, lập kế hoạch bán hàng và quản lý hiệu suất đội ngũ sales một cách hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội phát triển sự nghiệp bán hàng tại các thương hiệu uy tín với thu nhập cao và chế độ đãi ngộ hấp dẫn, hãy truy cập website Vieclam.ai.vn để khám phá các vị trí tuyển dụng phù hợp ngay hôm nay.