Đơn xin việc kính gửi ai? Cách viết chuẩn chuyên nghiệp

Khi viết đơn xin việc, không ít ứng viên tập trung nhiều vào phần giới thiệu bản thân hay kinh nghiệm làm việc mà chưa thật sự chú ý đến dòng mở đầu “Kính gửi”. Dù ngắn gọn, chi tiết này lại ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng ban đầu của nhà tuyển dụng và thể hiện rõ tác phong cũng như mức độ nghiêm túc của người ứng tuyển. Vậy đơn xin việc kính gửi ai mới đúng chuẩn và viết thế nào để lịch sự, chuyên nghiệp? Trong bài viết sau Vieclam.ai.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ và áp dụng trong từng trường hợp cụ thể.

Tại sao phần "Kính gửi" trong đơn xin việc lại quan trọng?

Phần “Kính gửi” là lời chào đầu tiên trong đơn xin việc và cũng là điểm chạm đầu tiên giữa ứng viên với nhà tuyển dụng. Dù chỉ chiếm một dòng ngắn, nhưng cách ghi này phản ánh rõ thái độ, mức độ chuyên nghiệp và sự nghiêm túc của người viết đơn.

• Thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của ứng viên: Phần “Kính gửi” được ghi đúng và đầy đủ cho thấy sự coi trọng đối với người tiếp nhận hồ sơ, đồng thời phản ánh tác phong chuyên nghiệp và thái độ khiêm tốn ngay từ những dòng đầu tiên.
• Chứng minh sự chuẩn bị và mức độ tìm hiểu về doanh nghiệp: Ghi đúng tên người tuyển dụng hoặc đúng bộ phận phụ trách cho thấy ứng viên không gửi hồ sơ một cách đại trà, mà đã chủ động tìm hiểu thông tin về công ty và quy trình tuyển dụng.
• Tạo ấn tượng ban đầu tích cực với nhà tuyển dụng: Một đoạn “Kính gửi” mở đầu được trình bày mạch lạc, rõ ý và đúng chuẩn sẽ giúp người đọc có cảm tình ngay từ đầu. Qua cách diễn đạt này, nhà tuyển dụng dễ nhận thấy khả năng viết tốt và tư duy sắp xếp thông tin logic, những phẩm chất thường được đánh giá cao ở ứng viên.

Đơn xin việc kính gửi ai? Cách viết "Kính gửi" trong đơn xin việc chuyên nghiệp

Đơn xin việc cần kính gửi cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền tuyển dụng. Khi viết đơn xin việc, nhiều ứng viên thường tập trung vào nội dung giới thiệu bản thân, kinh nghiệm hay kỹ năng mà vô tình xem nhẹ phần “Kính gửi”. Vieclam.ai.vn sẽ gợi ý các cách viết phần “kính gửi” đối với các trường hợp phổ biến:

Khi biết tên người tuyển dụng

Khi bạn đã biết chính xác người phụ trách tuyển dụng hoặc người trực tiếp nhận hồ sơ, hãy ghi rõ họ tên và chức vụ của người đó. Cách ghi này thể hiện sự chủ động tìm hiểu, thái độ nghiêm túc và sự tôn trọng đối với doanh nghiệp.

• Cách ghi chuẩn: Kính gửi Ông/Bà [Tên], [Chức vụ]
• Ví dụ: Kính gửi Bà Trần Thị Lan - Trưởng phòng Nhân sự Công ty ABC

Khi chỉ biết bộ phận

Trong trường hợp tin tuyển dụng không nêu rõ tên người phụ trách, nhưng có đề cập đến phòng ban tiếp nhận hồ sơ, bạn nên ghi theo tên bộ phận có thẩm quyền tuyển dụng. Đây là cách viết an toàn, phổ biến và được sử dụng rộng rãi.

• Cách ghi chuẩn: Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/Phòng Nhân sự Công ty [Tên công ty]
• Ví dụ: 
• Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty XYZ
• Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty XYZ

Trường hợp chưa rõ thông tin

Khi bạn không xác định được cả tên người phụ trách lẫn bộ phận tiếp nhận hồ sơ (ví dụ: nộp hồ sơ qua website chung, email tổng, hoặc tin tuyển dụng không cung cấp thông tin cụ thể), bạn có thể sử dụng cách ghi mang tính bao quát nhưng vẫn đảm bảo sự tôn trọng.

• Cách ghi chuẩn: Kính gửi Ban Giám đốc/Ban Tuyển dụng Công ty [Tên công ty]
• Ví dụ: Kính gửi Ban Giám đốc Công ty XYZ

Những lưu ý bạn nên tránh khi viết phần “Kính gửi” 

Cách viết “Kính gửi” đúng chuẩn, trang trọng và cẩn thận không chỉ giúp đơn xin việc trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn góp phần tạo thiện cảm ngay từ những dòng đầu tiên. Để tránh những sai sót không đáng có, bạn cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự: Ưu tiên dùng cụm từ “Kính gửi” thay vì các cách xưng hô mang tính thân mật hoặc không đúng chuẩn như “Gửi”, “Chào”. Cách mở đầu trang trọng giúp đơn xin việc phù hợp với môi trường công sở.
• Kiểm tra chính xác chính tả tên riêng và tên công ty: Họ tên người nhận, chức danh và tên doanh nghiệp cần được viết đúng, đầy đủ và thống nhất để thể hiện sự cẩn thận và tôn trọng.
• Tránh ghi sai chức danh của người nhận: Cần phân biệt rõ các chức vụ như Trưởng phòng, Phó phòng, Giám đốc, Trưởng bộ phận. Nhà tuyển dụng thường đánh giá thấp những hồ sơ ghi nhầm chức danh do thể hiện sự thiếu tìm hiểu và kém chuyên nghiệp.
• Không ghi nhầm giới tính người nhận: Xác định đúng cách xưng hô Ông/Bà trước khi gửi đơn. Tránh ghi nhầm giới tính người nhận, đây là lỗi nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng.

Bài viết trên đã giải đáp chi tiết đơn xin việc kính gửi ai và hướng dẫn cách viết “Kính gửi” đúng chuẩn, chuyên nghiệp trong từng trường hợp. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn hoàn thiện đơn xin việc chỉn chu hơn và tạo được ấn tượng tốt ngay từ vòng đầu với nhà tuyển dụng. 

Ngoài hình thức nộp hồ sơ truyền thống, hiện nay nhiều nền tảng tuyển dụng đã tối giản quy trình ứng tuyển. Tại Vieclam.ai.vn, ứng viên không cần chuẩn bị CV hay đơn xin việc mà chỉ cần điền các thông tin cơ bản như kinh nghiệm, kỹ năng và khu vực làm việc để ứng tuyển nhanh chóng, giúp ứng viên dễ dàng tiếp cận cơ hội làm việc tại các thương hiệu bán lẻ lớn như Unilever, Samsung, ADIDAS, Coca-Cola… với mức thu nhập và chế độ đãi ngộ hấp dẫn.