5 BÍ QUYẾT GIÚP BẠN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ HƠN

1. Ưu tiên việc quan trọng nhất (MIT – Most Important Task)

Thay vì bị cuốn vào hàng tá việc nhỏ như trả lời email hay check tin nhắn, hãy dành vài phút vào đầu ngày để xác định 1–2 việc quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành. Đây là những việc tạo ra giá trị cao nhất hoặc giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu dài hạn.

2. Làm việc theo khung giờ vàng của bản thân

Mỗi người đều có “khung giờ vàng” – khoảng thời gian mà não bộ hoạt động tỉnh táo, sáng tạo và tập trung cao nhất. Có người là “morning person”, làm tốt nhất vào buổi sáng người khác lại hoạt động hiệu quả vào buổi chiều hoặc tối. Hãy quan sát bản thân để nhận ra khung giờ đó, rồi sắp xếp các công việc quan trọng nhất (như viết, giải quyết vấn đề, lập kế hoạch…) vào đúng thời điểm đó trong ngày.

3. Tối giản danh sách việc cần làm

Một danh sách dài dằng dặc 20 việc không khiến bạn hiệu quả hơn, mà chỉ làm bạn mệt mỏi và dễ phân tán. Bí quyết ở đây là: hãy chọn ra 3 đến 5 đầu việc thực sự quan trọng và tập trung hoàn thành chúng. Các việc còn lại – nếu không cấp thiết – có thể dời lại hoặc loại bỏ. Chất lượng quan trọng hơn số lượng – hãy hướng tới sự hoàn thành, không phải chỉ để “bận rộn”.

4. Tập trung 100% và làm việc theo kỹ thuật Pomodoro

Mỗi lần bị gián đoạn bởi thông báo hay tin nhắn, bạn sẽ mất vài phút để quay lại trạng thái tập trung ban đầu. Vì vậy, hãy chủ động tắt thông báo điện thoại, mạng xã hội và làm việc theo kỹ thuật Pomodoro: 25 phút tập trung làm việc, sau đó nghỉ 5 phút. Vòng lặp này giúp bạn duy trì sự tỉnh táo, tránh kiệt sức mà vẫn làm việc hiệu quả cao.

5. Tự động hóa & giao việc khi cần

Bạn không cần (và không nên) làm mọi thứ một mình. Hãy tận dụng công cụ và công nghệ như ứng dụng quản lý công việc, AI hỗ trợ soạn thảo, chatbot chăm sóc khách hàng... để tiết kiệm thời gian cho những việc lặp đi lặp lại. Đồng thời, nếu có thể giao việc cho người phù hợp hơn, đừng ngần ngại. Biết giao việc cũng là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tập trung vào phần việc có giá trị cao nhất.